Jeżeli więc nie możemy być obecni u notariusza przy podpisywaniu umowy, w wyniku której następuje przeniesienie własności nieruchomości, wystarczy, że udzielimy pełnomocnictwa, a do aktu notarialnego stanie za nas pełnomocnik, który np. nabędzie lub sprzeda w naszym imieniu nieruchomość. Jednak pamiętajmy, że działanie pełnomocnika wywiera takie same skutki, jak działanie samego mocodawcy, dlatego bardzo rozważnie udzielajmy pełnomocnictw, bo wszystkie czynności jakich dokona pełnomocnik posługując się pełnomocnictwem będą skutkowały dla nas takimi skutkami jak byśmy sami ich dokonali.

Pełnomocnictwo do „wszystkiego”
Na wstępie należy zaznaczyć, że udzielając pełnomocnictwa nie możemy udzielić go do dokonywania wszelkich czynności prawnych. Pełnomocnictwo takie stwarzałoby zbyt duże zagrożenie dla mocodawcy, dlatego z przepisów prawa wynika, że każde pełnomocnictwo musi mieć jakiś określony zakres. Udzielenie pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności prawnych trzeba uznać za czynność prawną bezwzględnie nieważną (art. 58 w powiązaniu z art. 98 kodeksu cywilnego).

Rodzaj pełnomocnictwa
Możemy wyróżnić dwa rodzaje pełnomocnictwa: pełnomocnictwo ogólne i pełnomocnictwo szczególne. Pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do dokonywania czynności zwykłego zarządu, mających na celu zachowanie majątku i osiągnięcie z niego normalnych korzyści. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo szczególne, które może być pełnomocnictwem rodzajowym, czyli upoważnieniem do dokonywania czynności prawnych określonego rodzaju lub pełnomocnictwem szczegółowym upoważniającym do dokonania jednorazowo konkretnej czynności. Nabycie nieruchomości jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd, wymaga więc dla swej ważności pełnomocnictwa szczególnego. Oznacza to, że z treści pełnomocnictwa musi wyraźnie wynikać, że pełnomocnik został umocowany do sprzedaży lub zakupu albo konkretnej, opisanej w pełnomocnictwie nieruchomości (pełnomocnictwo szczegółowe) albo ogólnie każdej nieruchomości (pełnomocnictwo rodzajowe).

Forma pełnomocnictwa
Zgodnie z art. 99 kodeksu cywilnego jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Ponieważ art. 158 kodeksu cywilnego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy aktu notarialnego przy umowie przeniesienia własności nieruchomości (sprzedaży, darowizny itd.) także pełnomocnictwo do przeniesienia własności nieruchomości wymaga pod rygorem nieważności formy aktu notarialnego.

Treść pełnomocnictwa
Oprócz rodzaju i formy istotna jest też treść pełnomocnictwa. Oprócz jasności sformułowań i wskazania czynności do których uprawniony jest pełnomocnik udzielając pełnomocnictwa możemy ograniczyć dowolność pełnomocnika, określając na przykład kwotę minimalną za jaką może on sprzedać nieruchomość, czy też wymagając, aby kupujący zapłacił cenę na jego konto bankowe, a nie do rąk pełnomocnika itd. W treści pełnomocnictwa powinno się też znaleźć umocowanie do reprezentowania przed urzędami, osobami fizycznymi i prawnymi we wszelkich sprawach związanych z zawieraną przez pełnomocnika umową. Musimy bowiem pamiętać, że kupno czy sprzedaż nieruchomości to nie tylko samo podpisanie umowy w formie aktu notarialnego ale też szereg formalności, których tylko część załatwi za nas notariusz. Sami musimy chociażby wybrać dokumenty niezbędne do zawarcia umowy, dokonać „przepisania” mediów (gaz, prąd, woda itd.) w zakładach przesyłowych na nowego nabywcę. Zatem właściwe ułożenie treści pełnomocnictwa ma kolosalne znaczenie dla właściwego przebiegu transakcji.

Kto może być pełnomocnikiem
Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Z reguły w Polsce przyjęło się, że na pełnomocnika powołujemy osobę z najbliższej rodziny, gdyż do niej mamy największe zaufanie i ufamy, że postąpi zgodnie z naszą wolą. Zatem najczęściej, gdy nie możemy osobiście być obecni przy umowie nasze interesy reprezentuje ojciec, matka, nasz brat lub siostra. Ta utarta w Polsce praktyka ma jednak swoje wady, gdyż osoby z najbliższej rodziny w większości przypadków nie mają niezbędnej wiedzy, a także i doświadczenia w przeprowadzaniu transakcji na rynku nieruchomości. Fakt, że same kiedyś kupowały dom czy mieszkanie to jeszcze zbyt mało by znać zagrożenia i problemy występujące podczas transakcji. W związku z tym, przy bardziej skomplikowanych umowach pełnomocnictwa lepiej udzielić prawnikowi.

Sposób udzielenia pełnomocnictwa
Jeżeli przebywamy w Polsce i chcemy udzielić pełnomocnictwa do sprzedaży lub kupna nieruchomości, to udajemy się do notariusza w celu spisania aktu notarialnego pełnomocnictwa. Musimy mieć ze sobą swój dowód osobisty oraz dane osoby, której chcemy udzielić pełnomocnictwa (imię
i nazwisko, imiona rodziców, adres zameldowania, PESEL, numer dowodu osobistego). Dane te umieszczone w pełnomocnictwie umożliwią później notariuszowi, który będzie sporządzał umowę, identyfikację pełnomocnika. Wypis takiego pełnomocnictwa przekazujemy pełnomocnikowi, który się nim legitymuje w urzędach, wobec osób i u notariusza w sytuacjach, gdy nas reprezentuje. Wypis tego pełnomocnictwa wraz z wypisem aktu notarialnego umowy będzie też podstawą dla sądu wydziału ksiąg wieczystych do dokonania wpisów w księdze wieczystej. W związku z częstą wśród Polaków emigracją głównie zarobkową pojawia się problem udzielenia pełnomocnictwa w innym kraju do dokonania czynności w Polsce. Oczywiście, gdy przebywamy w innym kraju, żeby udzielić pełnomocnictwa nie musimy przyjeżdżać do Polski, gdyż ważne pełnomocnictwo możemy sporządzić też w innym kraju. W tym celu tak jak w Polsce udajemy się do notariusza. Jednak takim pełnomocnictwem sporządzonym za granicą nie można się od razu posłużyć w Polsce. Musimy dochować jeszcze pewnych formalności. Przede wszystkim w większości wypadków na pełnomocnictwie sporządzonym w innym kraju musi się znaleźć klauzula apostille. Apostille jest to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie umożliwiające legalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi. Zasady używania apostille reguluje konwencja haska z 5.10.1961 roku. Apostille sporządzany jest według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie. Obecnie konwencję tę przyjęło ponad osiemdziesiąt państw. Jednak użycie klauzuli nie zawsze jest konieczne, bo niektóre państwa w drodze umów międzynarodowych zniosły wymóg legalizacji. Jednak wiele krajów, w tym między innymi Kanada, nie ratyfikowały konwencji i tryb legalizacji dokumentów w tych państwach jest utrudniony. W tych krajach bardzo często legalizacji dokumentu dokonują polskie ambasady. W większości krajów europejskich organem formalnie wydającym klauzulę są Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które w celu ułatwienia dostępności delegują lokalne urzędy. W USA klauzulę tą wydają sekretarze stanu poszczególnych stanów. Oprócz tej klauzuli dokument pełnomocnictwa będzie musiał być jeszcze w Polsce przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego języka, w którym dokument został sporządzony. Oczywiście nie będzie to konieczne, jeżeli pełnomocnictwo zostanie sporządzone w języku polskim, co mimo sporządzenia go poza granicami Polski wcale nie jest takie rzadkie. Często bowiem pełnomocnictwa za granicą sporządzane są przez samego pełnomocnika, a notariusz tylko poświadcza, że dana osoba własnoręcznie dokument podpisała. W takich sytuacjach notariusze za granicą dopuszczają napisanie pełnomocnictwa w języku polskim nawet jeżeli nie znają języka polskiego, gdyż ich rola ogranicza się do potwierdzenia własnoręczności podpisu na dokumencie, a nie weryfikowania jego treści. Ponadto w USA i Kanadzie znajdziemy wielu notariuszy polskiego pochodzenia znający język polski. Pamiętajmy jednak, że notariusz w tych krajach nie musi być prawnikiem, więc na jego wiedzy nie opierajmy treści pełnomocnictwa, bo bardzo często będziemy musieli je sporządzić jeszcze raz. Jeżeli przebywamy np. w USA, najlepiej treść pełnomocnictwa skonsultować z prawnikiem w Polsce, a następnie przed amerykańskim notariuszem złożyć tylko podpis na już przygotowanym dokumencie.

Opłaty związane z pełnomocnictwem
Notariusz w Polsce za sporządzenie aktu notarialnego pełnomocnictwa pobierze wynagrodzenie w maksymalnej wysokości 30 zł + 22% VAT, a jeżeli pełnomocnictwo będzie zawierać umocowanie do kilku różnych czynności 100 zł + 22% VAT. Oprócz tego, zapłacimy notariuszowi opłatę za każdy wydany przez niego wypis pełnomocnictwa, gdyż oryginał pełnomocnictwa z naszym podpisem i podpisem notariusza tak, jak każdy akt notarialny zostaje w kancelarii notarialnej, a osobom uprawnionym wydawane są tylko wypisy tego pełnomocnictwa. Za wydanie wypisu pełnomocnictwa notariusz pobierze od nas opłatę w wysokości 6 zł + 22% VAT za każdą stronę wypisu (z reguły jest to jedna, dwie strony). Od pełnomocnictwa musimy też zapłacić opłatę skarbową. Zgodnie z przepisami, opłatę skarbową można wnieść wyłącznie gotówką w kasie organu podatkowego lub bezgotówkowo na rachunek tego organu. Właściwym organem podatkowym w sprawach opłaty skarbowej jest wójt, burmistrz, prezydent miasta właściwy według miejsca, gdzie zawierana będzie umowa w formie aktu notarialnego. Jeżeli więc umowę sprzedaży będziemy zawierać we Wrocławiu, a pełnomocnictwo sporządziliśmy w Poznaniu, to opłatę skarbową uiszczamy na wskazane konto Urzędu Miasta Wrocławia lub w kasie urzędu. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi obecnie 17 złotych, a dowód jej opłacenia należy dopiąć do pełnomocnictwa, które przedstawiamy notariuszowi.

Czasami pełnomocnictwa udziela się pośrednikowi w obrocie nieruchomościami i jest to wówczas najczęściej konsekwencja wcześniej podpisanej z nim umowy pośrednictwa. Z taką sytuacją mamy do czynienia zwłaszcza, gdy kupującym jest cudzoziemiec lub Polak przebywający na stałe za granicą. Wówczas osoba taka zleca pośrednikowi znalezienie w Polsce określonej nieruchomości, załatwienie wszelkich formalności związanych z zakupem tej nieruchomości oraz podpisanie umowy sprzedaży. Jeżeli jednak udzielamy pełnomocnictwa profesjonaliście pamiętajmy, że pełnomocnictwo jest zupełnie niezależne od umowy, którą z nim podpisaliśmy. Niezależność pełnomocnictwa sięga tak daleko, że rozwiązanie tej umowy nie pociąga za sobą automatycznie uchylenia pełnomocnictwa. Zatem, jeżeli rezygnujemy z usług profesjonalisty to musimy pamiętać, że oprócz rozwiązania z nim umowy, która nas z nim łączy, musimy oddzielnie odwołać też pełnomocnictwo, inaczej osoba ta mimo rozwiązania z nią umowy będzie nadal umocowana do dokonania czynności w naszym imieniu.

Odwołanie i wygaśnięcie pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane. Jednakże, pełnomocnictwo nie może być odwołane w dowolnym czasie, jeżeli mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Z taką sytuacją będziemy mieć na przykład do czynienia, gdy strony zawarły umowę przedwstępną sprzedaży, a sprzedający udzielił kupującemu pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży, w którym zrzekł się prawa jego odwołania. Należy zwrócić uwagę, że odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga żadnej szczególnej formy prawnej (np. formy aktu notarialnego), nawet w sytuacji, gdy taka forma była zastrzeżona dla udzielenia pełnomocnictwa (wyrok Sądu Najwyższego z 4.11.1998 II CKN 866/97). Pełnomocnictwo natomiast wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika. Jednakże, umocowanie nie wygasa z chwilą śmierci mocodawcy, jeżeli tak zaznaczono w pełnomocnictwie z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo ustanowiono dla dokonania konkretnej czynności prawnej, to umocowanie wygasa z chwilą dokonania tej czynności, a jeżeli pełnomocnictwo ustanowiono na oznaczony czas, to wygasa ono z chwilą upływu tego czasu. Należy ponadto pamiętać, że po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa i jest to bardzo ważne, bo dopóki ma on wypis pełnomocnictwa to, mimo odwołania pełnomocnictwa, może go użyć. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej np. sprzeda nieruchomość, to umowa taka będzie ważna, chyba, że druga strona umowy o wygaśnięciu pełnomocnictwa wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Paweł Puch
Prawnik
Źródło: Property Jornal Polska Giełda Nieruchomości 04-05/09