Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w WGN – Nieruchomości sp. z o.o.

• 1 Zakres regulacji

1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
   i podejmowania działań następczych w WGN – Nieruchomości sp. z o.o. (zwana dalej: „Procedurą”), ma na celu realizację obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa w WGN – Nieruchomości sp. z o.o. (dalej WGN).
2. Procedura określa:

• osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych (dalej osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
• obowiązek podjęcia przez WGN działań następczych;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
• informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

3. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do zgłoszeń dokonanych przez sygnalistę, w tym zgłoszeń dokonanych anonimowo.

• 2 Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez WGN w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Procedury;
2. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w WGN, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z WGN, pracuje lub pracował lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. kontekście związanym z pracą w WGN – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych – należy przez to rozumieć pracownika WGN, który w szczególności: przyjmuje zgłoszenia wewnętrzne, prowadzi dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje i przekazuje sygnaliście informacje zwrotne, a także jako bezstronna osoba, jest upoważniony do rekomendowania działań następczych;
7. Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące w szczególności:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• ochrony środowiska;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;
• regulacji wewnętrznych (procedur, polityk, regulaminów itp.) obowiązujących
  w sądzie;

8. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych
9. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
10. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą w WGN i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
11. osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
12. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Sądzie, w tym pracownika sądu, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, kontrahenta (wykonawców) i pracowników kontrahenta wykonujących pracę w sądzie lub na rzecz sądu, stażystę, wolontariusza, praktykanta, a także osobę biorącą udział w procesie rekrutacji prowadzonej przez sąd;
13. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie WGN informacji o naruszeniu prawa;
14. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

• 3 Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych

1. Zgłoszenia mogą być przekazywane przez sygnalistę pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Zgłoszenie w postaci papierowej sygnalista może:

• przesłać przesyłką listową na adres na adres: Prezes Zarządu WGN – Nieruchomości sp. z o.o. ul. Ruska 22, 50-079 Wrocław z dopiskiem „nie otwierać do rąk własnych) lub
• złożyć w zamkniętej kopercie z adnotacją: „osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń – do rąk własnych” w Sekretariacie WGN, w dniach roboczych, w godzinach od 9:00 do 17:00.

3. Pracownik Sekretariatu WGN rejestruje przyjęcie zgłoszenia w postaci papierowej w rejestrze korespondencji przychodzącej, bez otwierania koperty ze zgłoszeniem. Pracownik Sekretariatu przekazuje kopertę osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń.
4. Zgłoszenie w postaci elektronicznej sygnalista może przesłać na adres poczty elektronicznej: sygnalista@wgn.pl.
5. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. W przypadku wniesienia takiego zgłoszenia, podlega ono rejestracji bez nadawania dalszego biegu. Zgłoszenia wewnętrzne opatrzone pseudonimem będą traktowane jako zgłoszone anonimowo.
6. WGN nie przyjmuje zgłoszeń dokonywanych ustnie, w szczególności dokonanych telefonicznie lub podczas bezpośrednich zorganizowanych spotkań z sygnalistą.
7. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

• imię i nazwisko zgłaszającego;
• wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• datę oraz miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
• opis zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa;
• wskazanie wszystkich dowodów na potwierdzenie opisywanego naruszenia;
• czytelny podpis zgłaszającego;

8. Sygnalista może podać w zgłoszeniu adres do kontaktu, na który należy mu przekazać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informację zwrotną. Jeżeli w zgłoszeniu sygnalista nie poda adresu do kontaktu obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz przekazania informacji zwrotnej nie realizuje się.
9. Sygnalista może dokonać zgłoszenia z wykorzystaniem formularza, stanowiącego załącznik nr 1, przy czym sygnalista nie ma obowiązku przekazywania zgłoszeń z jego użyciem.

• 4 Przyjmowanie zgłoszeń

1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez WGN w przypadku, gdy sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazuje się w taki sam sposób, w jaki zostało przekazane zgłoszenie, o ile jest to możliwe.
3. Wzór potwierdzenia stanowi załącznik nr 2.

• 5 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Każde zgłoszenie, niezależnie od podjętych dalszych działań następczych, jest niezwłocznie rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 3.
2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony w postaci elektronicznej.
4. Dostęp do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest ograniczony i przysługuje wyłącznie osobom pisemnie upoważnionym do przetwarzania danych osobowych oraz osobom uprawnionym na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

• 7 Działania następcze – postępowanie wyjaśniające

1. W przypadku uznania, że zgłoszenie spełnia warunki do jego rozpatrzenia, osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń rozpatruje to zgłoszenie i podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki.
2. Postępowanie wyjaśniające powinno być wszczęte i prowadzone bez zbędnej zwłoki i zakończone w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia - w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania przez sygnalistę zgłoszenia.
3. W toku postępowania wyjaśniającego osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń może wezwać świadków celem złożenia wyjaśnień w sprawie okoliczności obejmujących naruszenie oraz samego Sygnalistę.
4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia:
   1. w przypadku uznania zgłoszenia za zasadne, osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń sporządza pisemne stanowisko co do możliwych działań następczych, które mogą mieć charakter działań naprawczych, dyscyplinujących i zapobiegawczych,
   2. w przypadku uznania Zgłoszenia za niezasadne nie podejmuje żadnych dalszych kroków.

• 8 Zakończenie działań następczych

1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń przekazuje Prezesowi WGN pisemne stanowisko, o którym mowa w § 7 ust. 4 pkt a wraz ze wskazaniem terminów i osób odpowiedzialnych za ich wykonanie, w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.
2. Prezesowi WGN może:

• zatwierdzić zaproponowane działania naprawcze lub zapobiegawcze, lub
• polecić podjęcie innych działań, oprócz lub zamiast proponowanych działań naprawczych lub zapobiegawczych.

• 9 Ochrona danych osobowych

1. WGN gwarantuje, że przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji, w tym danych osobowych objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności i tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
2. WGN zapewnia, że osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń:
   • posiada pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
   • została zobowiązana do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, oraz podejmowania działań następczych, także po zaprzestaniu pełnienia funkcji lub ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę,
   • została zapoznana z obowiązującymi w WGN przepisami o ochronie danych osobowych, w tym została zobowiązana do ich przestrzegania.
3. Danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, nie zamieszcza się w żadnym dokumencie wytworzonym w toku postępowania wyjaśniającego (np. raporcie, notatkach) – osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń w wytworzonych dokumentach posługują się danymi spseudonimizowanymi (np. numerem sprawy, określeniami: sygnalista, świadek nr 1) oraz nie ujawnia się w żaden inny sposób, z zastrzeżeniem ust. 4 – 5.
4. Postanowień ust. 3 nie stosuje się do sygnalisty, który wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie jego danych osobowych pozwalających na ustalenie jego tożsamości osobom nieupoważnionym.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, mogą zostać ujawnione w przypadku, gdy obowiązek ich ujawnienia wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
6. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń po przyjęciu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe odpowiednio w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, zgodnie z zasadą minimalizacji danych. W przypadku przypadkowego zebrania danych lub otrzymania nadmiarowych danych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, dane te są niezwłocznie usuwane, jednakże nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 4.
7. Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), jest realizowany wobec sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu poprzez przekazanie tym osobom klauzuli informacyjnej. Wzór informacji stanowi załącznik nr 5.
8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje przetwarzane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszeniu oraz innych dokumentach związanych ze zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

• 10 Działania odwetowe

1. Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, nie mogą być podejmowane działania odwetowe które mogą polegać w szczególności na:
   • odmowie nawiązania stosunku pracy;
   • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   • nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   • mobbingu;
   • dyskryminacji;
   • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,
     w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
2. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub ujawnienia publicznego w rozumieniu ustawy uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 1.
3. Zgłoszenie jak i dane Sygnalisty podlegają tajemnicy i podlegają ochronie poufności, co oznacza, że przedmiot zgłoszenia jak i tożsamość Sygnalisty nie będą ujawniane żadnym podmiotom trzecim oraz podmiotowi, którego dotyczy zgłoszenie.
4. Sygnaliście przysługuje ochrona pod warunkiem:
   1. działania w dobrej wierze;
   2. ujawnienia informacja, naruszenia, które faktycznie miało miejsce, a wszelkie informacje zawarte w Zgłoszeniu są zgodne z prawdą.

• 11 Zgłoszenia zewnętrzne

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do:
   • Rzecznika Praw Obywatelskich,
   • organów publicznych,
   • instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej – w stosownych przypadkach.
3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie (w postaci papierowej lub elektronicznej) przez przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych kanały komunikacji.
4. Informacje umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do:

• Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych zamieszczone są na stronach internetowych tych podmiotów w Biuletynie Informacji Publicznej.
• instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej dostępne są pod adresem: https://european-union.europa.eu/contact-eu/make-complaint_pl

.

• 12 Przepisy końcowe

1. W sytuacji istotnych zmian prawnych lub organizacyjnych w zakresie obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, należy dokonać niezwłocznie aktualizacji Procedury.
2. Wszelkie zmiany w Procedurze będą podawane do wiadomości pracownikom i współpracownikom WGN niezwłocznie po ich wprowadzeniu.
3. W sprawach nieuregulowanych Procedurą zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
4. Osoby zatrudnione w WGN potwierdzająw formie pisemnej zapoznanie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych - wzór stanowi załącznik nr 6.
5. Informację o obowiązywaniu wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych należy każdorazowo przekazać osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy – potwierdzenie zapoznania się z treścią Procedury stanowi załącznik nr 7.

Załącznikami do Procedury są:

1. Załącznik nr 1 – Zgłoszenie;
2. Załącznik nr 2 – Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
3. Załącznik nr 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
4. Załącznik nr 4 – Wzór upoważnienia osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia;
5. Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna
6. Załącznik nr 6 – Oświadczenie
7. Załącznik nr 7 – Oświadczenie

Załącznik nr 1

Wzór zgłoszenia

Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………………………………….

Adres do korespondencji: …………………………………………………………………………………………………

Albo Adres e-mail: ..………………………………………………………………………………….....................

Zgłoszenie obejmuje naruszenie prawa dotyczące*:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt 1-16.

Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą jako*:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• wykonawca lub osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (pracownik wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy);
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• inny / proszę wskazać ……………………………………………………………………

Okoliczności w jakich doszło do zgłaszanego naruszenia prawa /opis zdarzenia, data powzięcia wiadomości o nieprawidłowości, informacja kogo dotyczy zgłoszenie/:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

____________________________________________________________________________

*- proszę wybrać właściwe poprzez zaznaczenia okienka X,

**- niewłaściwe skreślić.

Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody na ujawnienie moich danych osobowych w związku ze złożonym zgłoszeniem. **

Informacje:

1)    Dane kontaktowe proszę wypełnić, jeśli oczekuje Pani/Pan potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i otrzymania informacji zwrotnej. Brak wskazania danych do korespondencji spowoduje odstąpienie od poinformowania Pani/Pana o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego oraz od przekazania informacji zwrotnej na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Należy wybrać jedną formę kontaktu.

• Brak wskazania kontekstu związanego z pracą spowoduje uznanie, że nie podlega Pani/Pan ochronie przed działaniami odwetowymi wskazanymi w rozdziale 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
• Brak zaznaczenia odpowiedzi, o której mowa w punkcie 5, oznacza brak wyrażenia wyraźnej zgody na ujawnienie danych osobowych sygnalisty uznaje się, że sygnalista nie wyraził zgody na ujawnienie danych osobowych.
• Formularz może być podpisany własnoręcznie lub w formie

Pouczenia:

Art. 54 ustawy o ochronie sygnalistów:

1.Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

2.Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Art. 55 ustawy o ochronie sygnalistów:

1.Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

2.Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Art. 56 ustawy o ochronie sygnalistów:

Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów:

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Oświadczam, że zapoznałem się / zapoznałam się z powyższymi informacjami i pouczeniami.

………………………………..

/podpis/

____________________________________________________________________________

*- proszę wybrać właściwe poprzez zaznaczenia okienka X,

**- niewłaściwe skreślić.

Załącznik nr 2

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Załącznik nr 3

Potwierdzenie zgłoszenia naruszenia/nieprawidłowości

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości/naruszenia

prawa, dokonane przez Pana/Panią………………………………………………………..

dnia……………………………………………………………………………………………..  

dotyczące………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

data, czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia

Do wiadomości:

Prezes

Załącznik nr 4

Upoważnienie

Na podstawie art. 29 i 32 ust. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, poz. 1) w zw. z art. 27 ust. 2 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów upoważniam Panią/na……………………… ……………………………………………………………… jako osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty i innych osób, których dane osobowe wskazane lub ujawnione zostaną w związku ze zgłoszeniem.

…………………………..

Podpis Prezesa WGN

Potwierdzam doręczenie upoważnienia i oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią Procedury dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych
w WGN oraz przyjęłam/jąłem do wiadomości, że jestem zobowiązana/ny do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskam w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

……………………………………

podpis upoważnionego pracownika 

Załącznik nr 5

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest WGN Nieruchomości sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Ruskiej 22, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej Wydział VI Gospodarczy pod nr KRS 0000190514 (dalej Administrator/WGN).
2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania swoich danych osobowych może Pan/i kontaktować się pisemnie z Administratorem na adres: WGN Nieruchomości sp. z o.o., 50-079 Wrocławiu, ul. Ruska 22 lub za pośrednictwem poczty e – mail: rodo@wgn.pl.
3. Pana/i dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na postawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Pana/i dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do sądu lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Administrator zapewnia poufność Pana/i danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
6. Pana/i dane osobowe mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
7. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania).
8. Przysługuje Panu/i prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9. Przysługuje Panu/i prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Pana/i dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11. Pana/i dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
12. Podanie wymaganych danych jest dobrowolne, jednakże niepodanie określonych danych, może utrudnić wykonanie czynności wymaganych prawem przez Administratora.

Zrozumiałam/zrozumiałem treść powyższych informacji oraz otrzymałam/otrzymałem jeden egzemplarz niniejszej Klauzuli informacyjnej.                                                                                          

………………………………………

data oraz czytelnie imię i nazwisko

Załącznik nr 6

Oświadczenie o zapoznaniu się z procedura - rekrutacja

Wrocław, dnia …………………….

OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisany/a ……………………………………………………………………… oświadczam, że zapoznałem/łam się z Wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w WGN.

……………………………………………………….

(data i czytelny podpis kandydata na stanowisko ….)

Załącznik nr 7

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą

Wrocław, dnia ….

…………………………

(nazwisko i imię)

OŚWIADCZENIE

1. Oświadczam, że zapoznałam/zapoznałem się z treścią Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. W pełni zrozumiałem postanowienia Procedury.
3. Zobowiązuję się do przestrzegania zasad w niej
4. Zostałem poinformowany o tożsamości osób, które zostały wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i dalszego działania oraz o kanałach zgłoszeń w tym o dedykowanym do zgłoszeń elektronicznym adresie e-mail: ………………….  

……………..

(podpis)

Treść niniejszej Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w WGN uzgodniono:

…………………

przedstawiciel Anna Gorzałek